El Departamento de Pisos avanza hacia un futuro Digital


La acción diaria del Departamento de Pisos es fundamental para el correcto funcionamiento de un hotel. La percepción de la limpieza, el orden en las habitaciones, y la vista global del hotel tienen un alto impacto en la experiencia del cliente. En la Industria Hotelera, los ingresos por la venta de habitaciones representan un 68%, señalando a Pisos como un actor clave.

Es importante entender que las tareas del Departamento de Pisos no están limitadas sólo a limpieza, hacer las camas o cambiar toallas, la complejidad de este departamento va mucho más allá, incluyendo planificación y gestión del personal, control de stock, asignación de tareas de limpieza, revisión de limpieza de las habitaciones, gestión de la lavandería, peticiones especiales y entre departamentos, dependiendo por supuesto del tamaño del hotel.

El alto nivel de exigencia de los clientes requiere que el hotel funcione a la perfección de manera habitual. El aumento de la productividad, mejor respuesta a las peticiones de los clientes, comunicación inmediata entre todo el equipo del hotel y trazabilidad de las acciones realizadas o pendientes, son imprescindibles.

Ha habido un cambio en la mentalidad dentro de las organizaciones en cuanto a la digitalización de procesos, ahora se entiende y se promueve el uso de las nuevas tecnologías como herramienta básica para la gestión.

Para llevar a cabo la gestión del Departamento de Pisos con éxito, la implantación de un Sistema de Gestión de Pisos (en adelante SGP) tiende a ser indispensable.

Con dicha implantación se busca optimizar la comunicación y elaboración de reportes, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia.

A continuación una lista de consideraciones que debes tomar antes de escoger uno:

1. Integración con el PMS:

EL SGP debe tener una integración bidireccional con el Property Management System (PMS) para aprovechar al máximo el sistema. La integración permitirá conocer el estado de las habitaciones (limpia, sucia, revisada o fuera de servicio) y los detalles de clientes (nombre, fecha de entrada y salida, detalles del desayuno, cantidad de huéspedes, nivel de fidelización, entre otras).

2. Ordenador y APP móvil con uso sin conexión:

El sistema debería trabajar en sincronización perfecta entre el ordenador y la APP móvil en tiempo real, permitiendo un uso sin conexión.

La operación sin conexión (offline) permitirá al equipo trabajar sin preocupaciones ni interrupciones en areas donde la conexión no es estable o simplemente no llega. Si la APP no tiene acceso a Internet, continuará almacenando la información de cada tarea realizada, y cuando se conecte de nuevo a la red, se sincronizará automáticamente cargando en el sistema el trabajo realizado.

El uso de la APP móvil es crucial para mejorar la comunicación dentro del departamento, matenerlo organizado y con trazabilidad de las tareas llevadas a cabo.

3. Planificación:

Con el SGP se tendrá una base de datos organizada de todo el personal de limpieza y su carga de trabajo diaria.

Permitiendo a la Gobernanta tener una vista general de todo el personal y realizar la planificación de acuerdo a las necesidades y demanda del hotel.

Gracias al control digital a través del ordenador o smartphone, se logrará un ahorro significativo de tiempo y papel.

4. Asignación de tareas:

Para la asignación de tareas, el sistema deberá permitir trabajar de forma manual, automática o una combinación entre ambas. Para la asignación automática el sistema deberá dar prioridad por piso, camarera y ratios para una distribución óptima.

Por lo tanto, una vez realizada esta asignación de tareas, dependiendo de las necesidades o demandas del día (No Molestar, limpieza rechazadas, prioridades de limpieza, etc) la gobernanta puede reasignar tareas al personal y mantener una distribución equilibrada de la jornada.

5. Sistema Personalizado:

Para ajustar el sistema a las necesidades reales de la operativa del hotel, es necesario configurar el sistema a la tipología del hotel como definir los créditos por habitación, el tiempo de limpieza objetivo por tipología de habitación, ya que varía de uno a otro. Por ejemplo, requiere más tiempo limpiar una habitación de salida que una de cliente, o una triple que una doble.

6. Uso de la APP móvil:

El éxito de la implantación de un sistema como este, es mediante la utilización de la APP móvil, que tiene que ser lo más orientada al usuario y de fácil uso.

A traves de la APP las camareras deberían ver la prioridad de cada habitación, la totalidad de huéspedes, el tipo de habitación (cliente, salida o vacía), modificar el estado de la habitación, hacer reporte de lavandería y minibar, reportar cualquier incidencia técnica y olvidos.

Por otro lado, las Gobernantas deberían poder asignar y reasignar tareas a las camareras, ver el estado de todas las tareas, revisar habitaciones, reportar nuevas incidencias técnicas, asignar nuevas tareas de limpieza, o simplemente reportar cualquier olvido, entre otras.

De esta forma el sistema registra todas las acciones que se han ido desarrollando en tiempo real, dotando al Responsable de Departamento de esta información para una correcta gestión.

7. Datos de productividad:

Con la puesta en marcha de un SGP se evita la recogida manual y diaria del desarrollo de las tareas del personal lo que se traduce en un ahorro importante y considerable de tiempo en cuanto a la preparación de reportes, ya que la información está siendo recogida digitalmente y se encuentra disponible en cualquier momento para revisar los históricos y la actividad actual.

Para sacar el mayor provecho a los datos recogidos, el sistema deberá mostrar información del personal sobre los tiempos de limpieza, transiciones, ratios, coste objetivo y coste real, la desviación con respecto al tiempo, totalidad de habitaciones limpiadas, días trabajados, y horas trabajadas por hotel y camarera.

Dando a la Dirección del hotel conocimiento detallado de la productividad de todo el equipo.


Si has terminado de leer nuestro artículo y te ha gustado, compártelo con tus contactos. Te esperamos en nuestra próxima edición.

Y no te olvides de suscribirte!

El equipo de HUB Buildings